Почему не стоит составлять свой список утром, и пункты, от которых надо полностью отказаться
Автор: Стефани Воцца
Когда дело доходит до достижения цели, иногда простые методы повышения продуктивности являются лучшими. Показательный пример: список дел. Этот удобный инструмент поможет вам справиться с поставленными задачами, если использовать его правильно. Эксперты считают, что ошибки в вашем списке дел могут поставить под угрозу продуктивность рабочего дня.
«Список дел — это дорожная карта вашего дня» — говорит писатель Паула Риццо — «он эффективен в повышении продуктивности, успешности и снижения стресса. Этот инструмент помогает вам понять что вы должны делать далее, но если его неправильно использовать, то это чревато дополнительной путаницей»
Прежде чем составить свой следующий список дел на день, убедитесь, что вы не совершаете эти семь распространенных ошибок:
1. Составление списка утром
Может показаться естественным составлять свой список дел утром, но на самом деле это уже слишком поздно, говорит Эйлин Рот, автор книги «Самоорганизация для чайников». «Представьте, что по плану у вас встреча в 8 часов утра, вы просто опоздаете». Вместо этого список стоит составлять накануне вечером.
По словам Рот, составление списка в конце дня позволяет вам отложить работу и перейти к личному времени. «Вы уходите домой и можете перестать думать о своем списке дел, потому что вы уже составили его и знаете, как будут выглядеть завтрашние дела. Ваш разум может отдохнуть».
2. Включение в список слишком большого количества задач
«Если ваш список дел включает в себя столь огромное количество задач, что на его выполнение может потребоваться несколько недель или даже месяцев, вы настраиваете себя на неудачу» — говорит Риццо.
По словам Киры Бобинэ, автора книги «Хорошо продуманная жизнь», в идеале задач должно быть всего три. «Это наиболее удобно для вашего мозга» — говорит она.
Длинные списки представляют собой проблему, потому что большинство людей не знают о том, как мало продуктивных часов у нас действительно есть каждый день, отмечает Кристина Вилнер, основательница компании Amazing Marvin. «Наша умственная энергия является гораздо более ограничивающим фактором, чем время. Каждый день у нас только три-шесть продуктивных часов работы».
Еще одна причина, по которой длинные списки распространены, заключается в том, что люди склонны недооценивать, сколько времени занимает задача, говорит Вилнер. Вместо этого она предлагает оценить продолжительность каждой задачи и написать ее рядом в списке. Затем оценить потраченное время и в будущем корректировать список.
3. Включение в список дел на «когда-нибудь»
Пространные задачи, такие как написание книги, не должны оказываться в списке дел; вместо этого их стоит поместить в отдельный список сегментов. «Если в вашем списке дел указано «Покорить Эверест» и «Купить молока» — это задачи для двух отдельных списков» — говорит Риццо.
Список дел на каждый день должен быть конкретным. Если у вас есть большой проект, который вы хотите завершить, надо разбить его на более мелкие, более достижимые задачи, и уже их включать в список.
4. Равное отношение к каждой задаче
В хорошем списке дел задачи ранжированы по приоритету, считает тренер по продуктивности Нэнси Гейнс. «Делайте упор на те элементы, которые помогут продвинуть вперёд вашу карьеру или бизнес» — говорит она.
Она предлагает следовать «системе 3-3-3» при составлении списка. «Удалите из готового списка три элемента, которые не особенно важны» — говорит Гейнс. «ещё три задачи делегируйте кому-то другому. И сосредоточьтесь на трёх пунктах, которые имеют наивысший приоритет».
5. Отсутствие конкретики
Люди часто используют расплывчатые формулировки в списке дел, говорит Маура Томас, автор книги «Секреты личной продуктивности». Если у вас есть 10 минут, чтобы что-то сделать, и расплывчатый список дел перед глазами, вы будете терять время, пытаясь восстановить связь с каждым элементом в списке, и вспоминая, что это значит.
«Потратьте несколько дополнительных секунд, пока вы занимаетесь планированием, чтобы составить список из как можно более конкретных задач, чтобы, когда вы выполняете задачу на лету, вы могли просто выполнить ее». Например, вместо того чтобы написать «отчет о расходах» в своем списке дел, используйте формулировку «ввести данные квитанций в электронную таблицу».
И откажитесь от расплывчатых слов вроде «планировать», «реализовать» или «разработать». «Если у вас есть всего несколько минут, появление в вашем списке слова типа «разработка» будет действовать как удар поддых, придётся его пропустить» — отмечает Томас. «Сохраните эти расплывчатые слова для своего списка проектов».
6. Использование одного и того же списка до его завершения
Рот говорит, что слишком часто люди создают один список дел и используют его до тех пор, пока все элементы не будут выполнены. «Проблема этой практики в том, что каждый день меняется, поэтому то, что вы планировали на сегодня, завтра может не иметь никакого значения» — говорит она.
Вместо этого следует создавать новый список для каждого дня. «Некоторые люди, которые работают только над проектами, могут использовать еженедельный список дел, но даже в этом случае подобный подход не так уж эффективен» — говорит Рот.
7. Отказ от связки «список дел на день – календарь»
По словам Кэти Мэззокко, автора книги «Революционная продуктивность: как максимизировать свое время, влияние и доход в малом бизнесе», наличие заполненного календаря, в котором нет действий из вашего полного списка дел — еще одна ошибка.
«Каждый день бывает забит под завязку, и если календарь событий существует отдельно, а список дел отдельно, у вас никогда не будет времени заняться запланированными делами, если только вы не лишите себя сна, семейного времени, отдыха на выходных».
Вместо этого планируйте время в своем календаре, чтобы поработать над элементами списка дел.
Оригинал: Fastcompany
