Сможете ли вы открыть сегодняшние документы Word через 20 лет? Скорее всего, нет, если вы не предпримете необходимых мер для продления срока хранения этих цифровых файлов.
Автор: Джастин Пот
Первоначальное предложение по созданию Всемирной паутины, написанное Тимом Бернерсом-Ли в 1989 году, является важной частью истории интернета. Его также нельзя открыть на современных компьютерах.
Джон Грэм-Камминг, британский инженер-программист и писатель, попытался открыть документ Word, содержащий это предложение. Современные версии Microsoft Word и Apple Pages не смогли открыть файл, о чем он написал в своем блоге. Открытый текстовый процессор LibreOffice справился, хотя и с неаккуратным форматированием. В конце концов Грэм-Камминг нашел PDF-файл, экспортированный ЦЕРН в 1998 году, и это был единственный способ увидеть документ в том виде, в котором он существовал в 1989 году.
Очень тревожно, что такой важный исторический документ в таком распространенном формате может быть почти полностью утрачен из-за течения времени и обновления программного обеспечения. Любой человек, у которого есть коллекция старых цифровых документов, фотографий и видео, может задаться вопросом, не произойдет ли то же самое с его файлами — как выяснилось, с такими вопросами постоянно сталкиваются цифровые архивисты. Поэтому я обратился к одному из них.
«Двадцать лет в цифровой сфере — это очень много» — говорит Лэнс Стачелл, директор службы цифровой сохранности Мичиганского университета. Его команде часто приходится восстанавливать цифровые файлы со старых компьютеров и носителей. «У нас есть лаборатория, которая может работать со старыми носителями — дискетами, компакт-дисками, старыми компьютерами. Мы можем снять их с этих типов носителей и перенести в нашу систему хранения, не испортив их при этом».
Но извлечь файлы с диска — это только первый шаг: Затем их нужно сохранить в таком состоянии, чтобы их можно было открыть в течение следующих десятилетий. Эта работа дала Стачеллу повод задуматься о стратегиях, позволяющих сохранить документы как можно дольше. Я спросил его, что нужно делать тем из нас, кто не является профессиональным архивистом, чтобы сохранить самое ценное.
Используйте открытые форматы
Документ Word, о котором я уже говорил, больше нельзя открыть в Microsoft Word, потому что программное обеспечение со временем изменилось. Это часть проблемы архивирования цифровых файлов.
«Чем реже вы смотрите на физические вещи, тем дольше они хранятся», — говорит Стачелл. «С цифровыми вещами мы постоянно боремся с устареванием. По мере того как файл движется во времени, он теряет информацию».
Обновления программного обеспечения, например Microsoft Word, приводят к тому, что файлы, которые прекрасно открывались в 80-х годах, не открываются в 2020-х. Часть проблемы заключается в том, что Microsoft, и только Microsoft, контролирует формат файлов или даже знает, как он работает. По этой причине Стачелл советует людям экспортировать файлы в открытый формат — особенно файлы, которые они хотят сохранить доступными в течение длительного времени.
Для документов он рекомендует использовать PDF/A — открытый стандарт, созданный на основе формата Adobe PDF, который включает в себя все необходимое для открытия файла, в том числе шрифты, используемые в документе. Microsoft Office, LibreOffice и Adobe Acrobat поддерживают экспорт в PDF/A, поэтому создать такой файл довольно просто. Стачелл рекомендует архивировать все документы, которые вы хотите сохранить, в этот формат.
«PDF/A — это открытый стандарт» — говорит Стачелл. Этот принцип может применяться ко всем вашим документам. Электронная таблица Excel, которая прекрасно открывается сейчас, может не открыться через 20 лет, но если вы экспортируете эту таблицу в файл CSV, который по сути является просто текстовым документом, понятным другим приложениям для работы с электронными таблицами, вы можете быть уверены, что этот файл можно будет открыть еще несколько десятилетий.
В общем, если файл на вашем компьютере может быть открыт только определенным программным обеспечением, и это программное обеспечение контролируется одной компанией, вам, вероятно, следует экспортировать его в открытый формат. Это единственный способ защитить его в будущем.
Сохраняйте актуальность версий фотографий и видео
По словам Стачелла, когда речь идет о фотографиях, беспокоиться нужно гораздо меньше, потому что мы уже давно используем одни и те же форматы файлов — JPEG, PNG и TIFF. Все эти типы файлов — открытые форматы, которые можно открывать с помощью самых разных программ.
Но это не значит, что все ваши фотографии защищены от будущего. Например, если вы часто редактируете фотографии, то со временем качество может снизиться.
«JPEG — это не плохо, просто каждый раз, когда вы редактируете и сохраняете снимок, он теряет немного информации» — говорит Стачелл. Этот эффект называется потерей поколения. «Одно или два редактирования не будут заметны, но имейте это в виду: если вы собираетесь часто редактировать фотографию, делайте каждый раз копию и редактируйте ее».
Не забывайте, что некоторые фотографии, особенно RAW-файлы с вашей камеры, могут быть записаны в собственном формате.
«Нужно быть осторожным, потому что многие камеры по умолчанию используют свою собственную версию RAW, которая является очень проприетарной», — говорит Стачелл. Он рекомендует экспортировать такие фотографии в открытый формат Digital Negative (DNG), который является более безопасным форматом для сохранения RAW-файлов.
Видео также не представляет особой проблемы — большинство видеофайлов сейчас кодируются с помощью открытых форматов. Но, как и в случае с фотографиями, Стачелл советует не пытаться редактировать видеофайл несколько раз. Вместо этого просто отредактируйте копию.
«В этом и заключается преимущество цифровых технологий: вы можете сделать миллион копий» — говорит Стачелл.
Делайте резервные копии абсолютно всего
Конвертируя все ценные файлы в открытые форматы, вы не получите абсолютно никаких преимуществ, если эти файлы будут утеряны. Именно поэтому Стачелл неоднократно подчеркивает важность резервного копирования файлов. В идеале у вас должно быть три копии каждого файла, и одна из этих копий должна храниться за пределами сайта. Он упомянул сервисы автоматического резервного копирования Backblaze и Crashplan как хорошие инструменты для этой работы; мы рекомендуем сочетать Backblaze с локальным резервным копированием.
Конкретная система резервного копирования не имеет такого большого значения, как наличие определенной стратегии резервного копирования.
Оригинал: Wired
