Списки дел считаются разрекламированной штукой, но планирование само по себе имеет ряд полезных свойств для психологии и продуктивности.
Автор: Арт Маркман
Долгое время я выступал против списков дел. Мне требовалась гибкость. Я считал, что если его придерживаться, то список свяжет меня конкретными задачами. Однако постепенно моё мнение изменилось. Чем больше у меня появлялось работы, тем сильнее становилась необходимость иметь чёткий план действий под рукой. С некоторых пор я даже стал добавлять какие-то задачи в свой недельный календарь. Другими словами, я стал планировщиком против своей воли.
Оглядываясь назад, я понимаю, что это было не так уж и сложно. По факту, есть как минимум три психологических профита от простого действия по составлению списка первоочередных задач — даже если вы на самом деле не выполняете их.
Письмо позволяет вашей памяти работать эффективнее.
Составляя список задач, надо делать это как будто вы ведёте конспект книги или слушаете лекцию. Когда вы делаете заметки, то приходится фильтровать внешнюю информацию, суммировать её у себя в голове и затем записывать. Множество исследований демонстрируют, что подобные записи помогают вычленять информацию и лучше её запоминать, чем если бы мы просто слушали или читали.
Составление списка задач — схожий ментальный опыт. Даже если вы сначала тратите некоторое время на обдумывание того, что необходимо сделать, сам процесс составления списка и расстановка приоритетов заставляет прилагать дополнительные усилия.
Ваш мозг решает какие части информации стоит отложить, частично опираясь на то сколько усилий вы на них потратили.
Это имеет значение. Ваш мозг решает какие части информации стоит отложить, частично опираясь на то сколько усилий вы на них потратили — так что чем больше вы мысленно взаимодействуете с информацией, тем лучше её помните. Вот почему иногда так неожиданно легко вспомнить что там следующее по списку дел, даже если вы в него не смотрите.
Планирование превращает абстрактные цели в конкретную работу
Для большинства людей основной проблемой является не сохранение концентрации на работе от часа к часу и от дня к дню, а уверенность, что достигается общий результат, который наполняет работу смыслом. Очень часто мы ставим себе широкие, абстрактные цели, которые надеемся достичь за недели или месяцы. Проблема, однако, заключается в том, что это непросто сделать, не разбив их предварительно на согласованный набор конкретных действий, которые можно совершать ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
Представьте что вы пытаетесь написать книгу. У вас не получится это сделать без составления плана, затем многих часов письма и, наконец, долгой редактуры того, что написано. Всё это требует времени и соответствия плану из маленьких подцелей, которые приведут вас к большому, более абстрактному результату и получению той рукописи, которой вы будете гордиться.
Когда вы обдумываете эти маленькие задачи, вам открываются другие шаги — что-то, что изначально вам было непонятно при установке цели. Они не были видны до того, пока вы не начали размышлять обо всём, что требуется, чтобы достичь желаемого. Так что даже если ваш план в процессе работы поменяется, процесс обдумывания требуемых шагов может помочь закончить работу.
Это помогает вам избежать препятствий, которые вы не замечаете.
Планы и списки дел остаются незавершёнными по множеству причин. В ходе работы возникает большое количество неожиданных и отвлекающих событий. Ежедневный поток электронных писем и сообщений в групповых мессенджерах регулярно угрожает другой активности, а что уж говорить о рабочих совещаниях, в которых постоянно приходится участвовать.
Но после того как вы определите задачи, которые необходимо выполнить, то придётся освободить какое-то время рабочего дня чтобы записать их в календарь. Ведение календаря — само по себе полезная штука для борьбы с неожиданностями, с которыми мы всегда сталкиваемся. Он выводит ваш мозг из запарки и заставляет думать о долгосрочной перспективе. Распланируйте вашу активность на несколько недель вперёд пока в вашем календаре есть свободные места. Запишите время для наиболее важных задач, которые позволят достичь долгосрочных целей.
Вы можете обнаружить, что в вашем календаре нету достаточного количества свободного места для новых задач — и это тоже нормально. Когда такое происходит — это чёткий сигнал о том, что вы загружены другой, менее важной работой, которая отвлекает вас от насущных задач. И навряд ли это было также хорошо ясно до того, как вы начали заниматься календарём.
Если вы можете контролировать свой график, то подобное может означать что пришло время изменить приоритеты вашего рабочего дня. Если же ваш график определяется требованиями кого-то другого, тогда попытайтесь добиться его изменения на встрече с вашим начальником. Объясните основные цели, которые вы хотите достичь, и укажите на то как мало для этого времени в вашем графике. Возможно вам удастся делегировать некоторые вещи и несколько разгрузиться.
Но в любом случае основная идея заключается в том, что вы не можете ничего этого сделать без первоначального составления плана или списка дел. Таким образом, даже если вы не можете похвастаться хорошей самоорганизацией и некоторые пункты из списка выполнить не удастся, вы всё равно получили определённую пользу. Вы смогли посмотреть вперёд и оценить то, что ранее было скрыто на вашем пути к достижению цели. И это может быть более важным в долгосрочной перспективе, чем выполнение какой-то задачи здесь и сейчас.
Оригинал: Fastcompany
