Автор: Мишель Дебжак
Когда вы чувствуете себя беспомощным перед множеством задач, сядьте, переведите дух и запишите список дел. Это не просто хитрая форма прокрастинации: исследования показали, что у нас больше шансов достичь наших целей, когда мы отражаем их на бумаге. Если вы действительно хотите максимально использовать свое время планирования, отбросьте формат старой школы. Эти стратегии, одобренные экспертами, помогут вам с уверенностью уложиться в желаемые сроки.
1. РЕЗЕРВИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
В традиционном списке дел обязательства, для выполнения которых требуются часы, отображаются вместе с задачами, которые длятся несколько минут. Без резервирования времени их трудно отличить друг от друга. Портал Fast company определяет резервирование времени как планирование отдельных задач с управляемым временным интервалам. Таким образом, вместо того, чтобы записывать скопом все дела на день и надеяться, что у вас будет достаточно времени, чтобы заняться всем этим, лучше использовать данный подход, который позволяет вам ставить перед собой реалистичные цели.
2. СПИСКИ «ЕСЛИ/ТО»
Списки дел по своей сути оптимистичны. Записывая что-то, вы надеетесь, что у вас будет время и энергия сделать всё это. Но иногда жизнь мешает вашим хорошо отлаженным планам. Одна из стратегий для постановки разумных целей состоит в том, чтобы составить два списка: один для дней с высокой энергией, а другой для тех периодов, когда вы изо всех сил пытаетесь встать с постели. По словам блогера и энтузиаста Bullet Journal Кары Бенз, оба списка должны следовать модели «если/то». Например, запись в первом списке может гласить: «Если у меня много энергии, я пойду на прогулку во время ланча». Во втором списке должны быть более бессмысленные задачи, такие как просмотр входящей почты, организация вашего стола, или даже время для сна.
3. МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Президент США Дуайт Эйзенхауэр однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не бывают важными, а важные — срочными». Затем другие нашли способ превратить это сводящее с ума утверждение в довольно полезную систему расстановки приоритетов. Включение вашего списка дел в матрицу Эйзенхауэра подразумевает соотнесение его с одной из четырёх категорий. Первая категория – неотложные и важные дела — решаются немедленно. Вторая – важные, но не срочные — можно отложить на более позднее время. Задачи, которые считаются срочными, но не важными, должны быть делегированы другим, если это возможно, а планы, которые не являются ни срочными, ни важными, должны быть полностью исключены из списка.
4. РИСОВАНИЕ
Многие люди используют свои собственные специальные сокращения при написании списков дел — хорошо, если они могут расшифровать их несколько часов спустя. Если у вас когда-либо возникали проблемы с расшифровкой заметок, которые вы пишите себе, рассмотрите вариант с быстрой рисовкой. Одно исследование показало, что слова, скорее всего, останутся в нашей памяти, если мы будем их рисовать, а не записывать. Вероятно, это справедливо потому, что рисование требует больше умственных способностей (визуализация, анализ, моторные навыки), чем один язык. Таким образом, создание визуального списка дел поможет вам не только запомнить задачи, но и заранее обдумать их.
5. СПИСОК 1-3-5
Вместо организации записей по времени или срочности в списке один-три-пять указывается «размер» выполняемых задач. Начните с определения самой большой задачи за день, которая идет в слот номер один. Оттуда выберите три меньшие, но все еще важные задачи – они пойдут в середину вашего списка. Завершите его пятью мелкими задачами, о которых вы сможете быстро позаботиться. Главный операционный директор и соучредитель The Muse Алекс Кавулакос является известной поклонницей этого метода. Она писала на своём веб-сайте: «Планирование наперед подобным образом также означает, что вы сможете вести более информированные беседы с вашим менеджером, когда он или она сообщит вам что-то новое, что необходимо сделать прямо сейчас, а также позволит расставить приоритеты в вашей работе». Поэтому, хотя может быть невозможно придерживаться чёткого подобного плана каждый день, не повредит иметь это в качестве ориентира.
6. ДОСКА КАНБАН
Как и календарь, доска Канбан помогает вам организовывать свой день, визуализируя предстоящие задачи. Канбан стал популярен как стратегия планирования для производственных предприятий, но как пишут эксперты по производительности Джим Бенсон и Тонианна ДеМария Барри в своей книге «Персональный канбан: картографическая работа | Навигация по жизни», она работает и на индивидуальном уровне.
Начните с поиска доски. Это может быть инструмент на вашем компьютере, физическая белая доска с наклейками, или несколько столбцов учетных карточек на вашем столе. Важно помнить, что записанное вами задание не должно долго оставаться на одном месте. Заполнив три столбца — «Задачи», «Выполнение» и «Готово» — перейдите к пунктам в разделе «Выполнение». Все выполненные вами элементы должны быть перемещены в столбец «Готово», а все элементы, которые вы начинаете из раздела «Задачи», должны быть перемещены в раздел «Выполнение». В идеале доска должна быть расположена в таком месте, на которое можно легко смотреть в течение дня. Таким образом, вы можете легко визуализировать свой прогресс.
7. СПИСОК ДЕЛ «МОЖНО СДЕЛАТЬ»
Сэм Беннетт любит быть реалистичным, планируя свой день. Вместо того, чтобы писать список дел, автор книги «Сделай это: от прокрастинации до творческого гения за 15 минут в день» снимает напряжение, создавая список возможных вариантов. Чтобы взвесить важность дополнительных задач, она вставляет их в рабочий лист и предлагает зарезервировать столбцы для задач, времени (сколько времени займет каждая задача), расходов (если есть), склонности (насколько привлекательна задача в масштабе от одного до 10) и окупаемости ваших инвестиций (также масштабируется от одного до 10). Основываясь на этих показателях, получается легко увидеть, какие вещи имеют приоритет — и если у вас нет времени, чтобы добраться до всего, то конца света не случается.
Оригинал: Mentalfloss
