Эти семь ошибок при составлении списка дел могут снизить вашу эффективность

Автор: Стефани Воцца

Когда дело доходит до того, чтобы доделывать дела, простые методы повышения личной эффективности являются лучшими. Пример: список дел. Этот удобный инструмент держит вас в курсе актуальных задач – при условии, что составлен правильно. По мнению экспертов, ошибки в нём могут поставить весь ваш рабочий день под угрозу.

«Список дел — это дорожная карта вашего дня» — говорит Паула Риццо, автор книги «Продвинутое мышление: использование списков дел для повышения продуктивности». «Он задает тренд всего последующего дня, и если он ошибочен, то и день может пойти насмарку».

Прежде чем составить свой следующий список дел, убедитесь, что не совершили одну из этих семи распространенных ошибок:

  1. Составление списка утром

Может показаться естественным составлять свой первый список с утра, но на самом деле это слишком поздно, говорит Эйлин Рот, автор книги «Самоорганизация для чайников». «К примеру, вам необходимо провести встречу в городе в 8 утра, тогда времени на список уже не остаётся» — говорит она. Вместо этого следует составить свой список накануне.

Сделав это в конце дня вы сможете отложить работу и заняться личными делами, говорит Рот. «Можно прийти домой и перестать думать о планах, потому что вы уже всё организовали и знаете, как будет выглядеть завтрашний день. Ваш ум сможет отдохнуть» — отмечает она.

  1. Запись слишком большого количества задач

Если ваш список дел включает в себя слишком много задач, выполнение которых требует недель или даже месяцев, вы тем самым «настраиваете себя на неудачу» — говорит Риццо. «Слишком много дел перегрузят вас».

По мнению Киры Бобине, автора книги «Правильно распланированная жизнь: 10 уроков в науке о мозге и дизайне», идеал – это три задачи. «Ваш мозг подразделяет вещи как правило на три группы» — говорит она. «Воспользуйтесь этим, включив «топ три» в начале списка дел. У большинства людей список как правило, длиннее трех пунктов».

Длинные списки являются проблемой, потому что большинство людей не знают, как мало производительных часов у них действительно есть в дне, говорит Кристина Уиллнер из Amazing Marvin. «Наша ментальная энергия — гораздо более ограничивающий фактор, чем время» — говорит она. «У нас есть только три-шесть продуктивных часов работы в день».

Другая причина распространения длинных списков заключается в том, что люди склонны недооценивать, сколько времени занимает задача говорит Уиллнер. Вместо этого она предлагает оценить продолжительность каждой задачи и записывать ее рядом с заданием. Затем можно отследить это время чтобы повысить точность оценок в будущем.

  1. Включение в список дел планов на «когда-нибудь»

Далёкие и глобальные задачи, такие как написание книги, не должны находиться в списке дел; вместо этого создайте для таких планов отдельный список. «В вашем списке не должно одновременно находиться покорение Эвереста и покупка молока» — говорит Риццо.

Ежедневные списки дел должны быть максимально конкретны. «Если у вас есть большой проект, то следует разделить его на более мелкие и доступные пункты и уже их включать в список».

Планы на когда-нибудь должны быть в другом списке, для которого нормально постоянно расти и сокращаться, говорит Уиллнер. «Вы не хотите работать напрямую из своего основного списка» — говорит она. «Иначе вы никогда не завершите его. В список ежедневных дел стоит включать только то, что нужно закончить на следующий день».

  1. Одинаковая оценка каждого пункта

Хороший список дел должен быть расставлен по приоритетам, говорит тренер по производительности Нэнси Гейнс. «Старайтесь добавлять только те вещи, которые будут продвигать вашу карьеру или бизнес вперед» — говорит она. «Если это не приоритет, этого не должно быть в списке. Неприоритеты — это просто отвлекающие факторы».

Она предлагает следовать системе «3-3-3» при составлении вашего списка. «Удалите из готового списка три элемента, поскольку они, вероятно, не слишком важны» — говорит Гейнс. — «Делегируйте ещё три элемента кому-то другому. И выполните три элемента, которые являются наивысшим приоритетом».

  1. Мало конкретики

Люди часто пишут неопределенные вещи в списке дел, но иногда полезно остановиться и подумать, как действовать дальше, говорит Маура Томас, автор книги «Секреты личной производительности». Если вы накидываете быстрый список за 10 минут, то скорее всего придётся тратить время на повторное включение в каждый элемент.

«Потратьте несколько лишних секунд во время планирования и сделайте список максимально конкретным» — говорит Маура. Например, вместо того, чтобы писать «отчет о расходах» в своем списке дел, напишите «внесение данных квитанций в электронную таблицу».

И избегайте неопределенных слов, таких как «план», «реализация» или «разработка» в списке задач. «Если у вас есть только несколько минут и вы видите слово «разработка», то, вероятно, пропустите этот пункт» — говорит Томас — «оставьте эти расплывчатые слова для списка ваших проектов, который предназначен для того, чтобы представить общую картину».

  1. Исполнение списка до упора

Слишком часто люди создают один список дел и используют его до тех пор, пока все элементы не будут выполнены, говорит Рот. «Проблема здесь в том, что каждый день что-то меняется, поэтому то, что вы сделали сегодня, — это не то, что вы будете делать завтра» — говорит она. «И то, что вы думаете, что вы собираетесь делать завтра, может измениться».

Вместо этого создавайте свежий список для каждого дня. «Некоторые люди, которые работают только над проектами, могут ограничиться еженедельным списком, но даже он может меняться» — говорит Рот.

  1. Отсутствие связи списка и календаря

Еще одна ошибка — отсутствие связи списка и календаря, говорит Кэти Маццоко, автор книги «Революционная продуктивность»: как максимизировать свое время, влияние и доход в вашем малом бизнесе.

«Изучите свой день и найдите свободное время» — говорит она — «если у вас есть полный календарь и полный список дел, которые не связаны друг с другом, у вас никогда не будет времени на то, чтобы найти достаточно времени на сон, семейное время, отдыха и т.д.

Оригинал: Fastcompany

Похожие Записи

Последние <span>истории</span>

Поиск описаний функциональности, введя ключевое слово и нажмите enter, чтобы начать поиск.

Send this to friend