Автор: Кхе Хи
Большинство эффективных рабочих дней начинаются с правильного планирования. Вы начинаете его с амбициозным списком задач и переполненным почтовым ящиком. Но все быстро может пойти наперекосяк, когда встречи, электронная почта и коллеги вдруг в борьбе за ваше внимание сходят с ума. В результате вся выстроенная организация дел рушится.
Отчаиваться не стоит. Справиться с потоком дел поможет расстановка приоритетов, концентрация и использование ресурса, который не является конечным, даже если иногда кажется, что это так — ваша энергия. Ниже – совет по правильному структурированию вашего рабочего дня.
Используйте правильные инструменты
Существует простая матрица 2×2, названная в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, которая может помочь вам расставить приоритеты. Знаменитый генерал и политик любил повторять: «У меня есть два вида задач: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не являются срочными». Вы, вероятно, рассматриваете задачи в своем списке дел как «срочные» или «важные», почти не учитывая разницу между ними. Матрица Эйзенхауэра покажет вам, как и почему вы должны различать их.
Матрица состоит из четырех блоков, с горизонтальной осью, обозначающей «срочность», и вертикальной — «важность». Если вы потратите несколько минут, классифицируя каждую из ваших задач по соответствующему блоку, то сможете увидеть, что тратите время на неправильные действия.
Срочные, но не важные задачи, как правило, вызывают много беспокойства. Они включают в себя такие вещи, как сообщения от коллег и знакомых с просьбой назначить встречу или необходимость дать ответ на финансовые предложения. Это задачи, которые включают у нас постоянный «режим ответа».
И это то, что отвлекает нас от самых важных задач, Важных, но Не Срочных. На эти задачи обычно не хватает времени, из-за чего заманчиво их постоянно откладывать. В случае руководителей это обычно работа над стратегическими целями, долгосрочное планирование, инвестиции в таланты и создание бренда. Представляете ли вы себе последствия откладывания этих задач на неопределенный срок?
Зарезервируйте время для глубокого погружения в работу
Венчурный капиталист Сэм Альтман назвал «цифровое отвлечение» «одной из величайших проблем для психического здоровья нашего времени». Мы проверяем наши смартфоны 150 раз в день (в среднем), и, по словам профессора информатики Кэла Ньюпорта, это значительно ухудшает нашу способность мыслить ясно и творчески.
Ньюпорт считает, что лучшее противоядие — это глубокое погружение в работу, максимизирующее интенсивность работы за единицу времени. Он ссылается на одну из тактик, используемых профессором Пенсильванского университета Адамом Грантом, «группирование тяжелой, но важной интеллектуальной работы на длинные непрерывные отрезки». Для Гранта это означает посвящение осеннего семестра обучению, а весны и лета — исследованиям. На микроуровне это чередуется с общением со студентами и полной изоляцией (включая помощника вне офиса) для выполнения отдельных исследовательских задач.
Если ваша работа не позволяет вам спланировать всю работу на один семестр, не отчаивайтесь. Для глубокого погружения в работу Ньюпорт рекомендует настроить продуктивность в фиксированном графике и энергично защищать его, что «обеспечит идеальный баланс усилий и расслабления». В его случае это также означает, что он не работает после 17:30. А если и такой вариант не для вас, тогда попробуйте использовать 25-минутный таймер Pomodoro, с повторяющимися циклами по 25 минут работы, после которых следует небольшой перерыв.
Оцените важность встреч
Пол Грэм, соучредитель стартап-инкубатора Y Combinator, различает два типа графиков: график креатора и график менеджера. Если вы переключаетесь между собраниями, конференц-вызовами и электронной почтой, то, скорее всего, используете график менеджера. Менеджеры, как правило, организуют свои дни в почасовые промежутки времени. По умолчанию они «меняют вид деятельности каждый час». Креаторы – это такие люди как писатели, программисты и художники. Их работа требует длительного сосредоточения на одной деятельности, без перерыва.
Графики креаторов и менеджеров имеют тенденцию пересекаться на собраниях, и оба типа людей должны понимать последствия этих встреч. Даже короткое собрание может иметь каскадный эффект, что вынуждает вас переключать контексты или мешает начать амбициозный проект. Мы всегда должны спрашивать себя: «Нужна ли нам эта конкретная встреча?»
Используйте секретный ресурс: вашу энергию
Теперь о хороших новостях. Есть отличный инструмент управления временем: ваша энергия. И в отличие от времени, которое конечно, энергию можно восполнить. Тем не менее, большинство рекомендаций по повышению продуктивности сосредоточено вокруг траты энергии, а не её восполнения.
Основная работа на эту тему — книга Тони Шварца и Джима Лора «Сила полноценного участия», в которой утверждается, что для того, чтобы извлечь максимальную пользу из людей, вы должны укреплять и восполнять их физическую, умственную, эмоциональную и духовную энергию. Каждая из этих категорий заслуживает отдельного раздела, но в основном речь идет о признании того, что сотрудники – не роботы, а люди. Руководители могут поддерживать физическую энергию своих коллег, помогая им выстроить систему питания, фитнеса и сна; эмоциональную энергию, помогая им справляться со стрессовой реакцией «сражайся или беги», возникающей в ответ на острую проблему; и умственную энергию, помогая им сосредоточиться на задачах с наиболее долгосрочными перспективами и влиянием. Что касается духовной энергии, люди, которые находят смысл в своей работе, с большей вероятностью чувствуют больше позитива, лучше сосредоточены и демонстрируют большую настойчивость — но это должно исходить от вершины организации.
Съешьте лягушку!
Вы когда-нибудь сталкивались со страшной задачей, которая, кажется, никак не хочет покидать ваш список дел, нависая над вашим рабочим днём как темное облако? Эта задача — общеизвестная лягушка, и нужно стараться съесть ее как можно раньше каждый день.
Привычка незамедлительно решать эту важнейшую задачу поможет вам добиться успеха в начале дня, и далее по-максимуму использовать нашу наиболее продуктивную энергию. Выполнение этой задачи будет иметь сложный эффект в течение дня, а также даст импульс для остальной части дел.
Как только вы проглотили лягушку, пришло время расправиться с остальным списком задач. Начните с того, что задайте себе важный вопрос: Какое самое ценное использование моего времени сейчас?
Эти четыре стратегии должны помочь вам восстановить контроль над своим днем и сосредоточиться на наиболее важных задачах под рукой. Генерал Эйзенхауэр был бы вами доволен!
Оригинал: Quartz
